5 raisons de troquer Excel et le papier pour une application spécialisée.

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Inventaire de vin : 5 raisons de troquer Excel et le papier pour une application spécialisée‍

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La prise d’inventaire traditionnelle avec le format papier ou un fichier Excel mis à jour manuellement est une méthode classique, mais l'expansion des technologies a amené avec lui plusieurs solutions numériques qui permettent de mieux soutenir les opérations d’un restaurant à plusieurs niveaux. Nos expert·e·s en technologies de la restauration vous ont donc énuméré les cinq principaux avantages de passer à l’utilisation d’une application spécialisée pour la gestion de votre inventaire de vin.

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1/ Assurer l’exactitude de votre inventaire de vin, en temps réel

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Inventaire de vin papier : facile à perdre ou à abîmer‍

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Un inventaire papier est certes simple à utiliser et ne requiert pas de formation quelconque, mais son utilisation comporte aussi des risques considérables pour votre restaurant, notamment la perte de données importantes. En effet, le papier peut être facilement égaré et comporte le risque d’être abîmé, surtout dans l’environnement mouvementé qu’est la restauration. Les dommages causés par la manipulation fréquente peuvent aussi nuire à la lisibilité des données de votre inventaire de vin.

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Inventaire de vin Excel : données jamais à jour en temps réel

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Un inventaire de vin Excel sauvegardé dans le Cloud ne dispense pas de la fastidieuse tâche de l'inventaire traditionnel. Il ne fournit pas non plus une vue en temps réel de vos données en dehors de ces périodes. De plus, malgré son aspect numérique, saisir les produits dans Excel prend autant de temps qu'avec un inventaire papier, exposant également aux erreurs humaines. Un inventaire actualisé en temps réel présente des avantages en cas de sinistre ou de vol.

Inventaire à jour en temps réel : un avantage en cas de sinistre ou de vol

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Une solution spécialisée de gestion d'inventaire de vin enregistre en temps réel toutes les transactions, de l'approvisionnement à la vente pendant le service, assurant ainsi un suivi optimal de vos produits. Cette fonctionnalité est cruciale en cas de sinistre ou de vol, car elle permet de fournir à votre compagnie d'assurance une évaluation précise de la valeur totale de votre cave à vin.

« Dans le passé, notre établissement a été victime d’un vol et si nous avions eu Alfred à ce moment, la gestion de tout cela aurait été beaucoup plus simple puisque nous avons réalisé qu’auprès des assurances, prouver que notre cave à vin comportait beaucoup de vins de garde et de bouteilles achetées il y a 20 ans à l’époque, ce n’était pas vraiment simple. »
- Jason Stafford, Directeur général du Manoir Hovey.‍

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Une application spécialisée de gestion d’inventaire de vins vous assure donc une visualisation toujours exacte et à jour des données de votre cave à vin puisqu’elle tient compte de toutes les actions passées dans votre cellier, à la bouteille près.

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2/ Maximiser la rentabilité de votre cave à vin

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Application spécialisée : une solution bénéfique sur le long-terme

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À première vue, utiliser un fichier d'inventaire de vin Excel ou en papier peut sembler plus abordable financièrement qu'une application spécialisée. Cependant, à long terme, une application spécialisée en gestion d'inventaire de vin pour la restauration sera plus rentable puisqu’elle vous permettra :

• de limiter les risques d’erreurs humaines;
• de réduire le temps accordé à la prise d’inventaire;
• de rediriger les efforts de votre personnel aux tâches bonifiant l’expérience client;
• d’assurer la rotation des produits en inventaire pour éviter les pertes

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De plus, puisque la prise d’inventaire manuelle est réalisée périodiquement, elle ne permet pas d'optimiser en continu la rotation des stocks, contrairement à une application spécialisée de gestion d'inventaire de vin. En outre, elle ne fournit pas une vue centralisée sur tous les rapports comptables pour une période désirée. Pour ces raisons, il est bien plus rentable pour un restaurateur.trice de se doter d'un système de gestion d'inventaire spécialisé.

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Vendre vos vins selon leur période optimale de dégustation

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Certaines applications spécialisées en gestion d'inventaire de vin fournissent des informations sur la période optimale de dégustation des produits et envoient des notifications lorsque la phase de déclin approche. Cette fonctionnalité permet aux restaurateurs de mieux suivre la qualité de leurs produits en inventaire, évitant ainsi la perte gustative et financière, et maximisant les ventes au bon moment.

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3/ Augmenter votre productivité et votre efficacité lors du service

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Trouver une bouteille plus facilement dans la cave à vin

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Cette phrase peut sembler banale pour un restaurant avec un cellier de quelques bouteilles. Cependant, pour un établissement gastronomique doté d'une cave à vin importante, avec plusieurs centaines de bouteilles, la situation est tout autre. Pendant le service, le personnel est très occupé et le sommelier n'a pas toujours le temps de chercher les bouteilles dans la cave pour le personnel de service. Cela peut entraîner une perte de temps inutile, surtout pour le personnel de service moins familier avec la cave à vin. Une application spécialisée en gestion de cave permet de centraliser et de suivre le cycle complet de chaque bouteille, de son entrée dans l'inventaire à sa vente finale, tout en permettant de localiser précisément chaque produit dans la cave. Cette fonctionnalité rend le personnel de service plus autonome pour trouver rapidement les produits recherchés dans la cave à vin.

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Éviter de vendre une bouteille de vin qui n’est plus en stock

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En tant que restaurateur·trice, avez-vous déjà vu votre personnel de service recommander une bouteille à un client pour découvrir plus tard qu'elle n'était plus disponible ? Cette situation gênante survient plus souvent qu'on ne le pense. Une application spécialisée en gestion d'inventaire offre une vue en temps réel de votre stock, évitant de telles déceptions en mettant à jour la disponibilité des produits dès qu'ils sont vendus.

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4/ Gagner un temps considérable et le réattribuer sur des tâches à valeur ajoutée.

Inutile de sous-estimer le temps considérable nécessaire pour gérer l'inventaire traditionnel, avec toutes les manipulations et mises à jour constantes requises, ainsi que la recherche des produits dans la cave à vin. En moyenne, un restaurant doit suivre son inventaire une à deux fois par semaine, avec une prise d'inventaire globale mensuelle pour éviter les surplus de commande et la négligence de rotation des produits.

Une application spécialisée permet d’éliminer ces tâches fastidieuses et répétitives pour votre personnel et de réinvestir ce temps gagné dans des tâches à valeur ajoutée pour votre établissement.

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Offrir des tâches stimulantes à vos employé·e·s

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En automatisant les tâches redondantes liées à la gestion de votre inventaire devin, vous offrez à votre personnel l'opportunité de se concentrer sur des tâches plus stimulantes et en accord avec leur expertise, telles que :

• Recommander le bon accord mets-vin à la clientèle;
• Élaborer une carte des vins attrayante;
• Effectuer les dégustations des nouveaux arrivages de produits;
• Assurer la meilleure expérience client possible;
• Se renseigner sur les actualités du milieu de la restauration

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5/ Éliminer les risques d’erreurs humaines lors de la saisie de l’information

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Dans le secteur de la restauration, où la rapidité est essentielle, une simple erreur lors de la prise d'inventaire manuelle peut entraîner des répercussions sur la qualité du service et des incohérences dans les rapports. Avec une application de gestion d'inventaire de vin spécialisée, le risque d'erreurs est considérablement réduit car la technologie prend en charge une grande partie des tâches, assurant ainsi l'exactitude des données en tout temps.